從0到1，準備會議論文簡報小技巧
台灣軟體工程研討會 (TCSE)論文發表記 (下)
5 min readAug 2, 2019
前情提要
今年在台灣軟工研討會(TCSE2019)發表論文（6–8頁）並有幸拿到最佳論文獎項，也是我人生第一次的論文發表。趁著自己還印象深刻的時候，把自己在準備過程遇到的困難與覺得應該要注意的事項紀錄下來並分享給大家(特別針對第一次準備論文發表的)，也提醒未來不管是要發表論文或是準備報Paper時的自己。
上一篇文章分享了在中文論文寫作經歷與注意事項後，在論文順利被接受後，還會經歷最後的論文報告階段，上個月我也花了不少時間針對PPT的修改與報告的練習。這篇文章中，我將會用我所準備PPT的片段作為範例(有可能不夠完美還請各位大神指教)。
最後還是謝謝我的指導教授，廖 老師的用心指導， 從一開始不合格的PPT修正到最終正式版本，讓我有很大的成長。
預設報告情境
- 時間限制：10–15分鐘
- 報告形式：投影片
- 報告會議：工程面向研討會
簡報Outline與邏輯
Outline：
軟工論文報告的Outline主要比較制式，以論文的各章節為主，記得上學期在上英文論文寫作課程時有學到的IMAD架構：
- Introduction (緒論)
- Methods (研究方法)
- Results (研究結果)
- Discussion (討論)
簡報邏輯：
- 簡報邏輯可以按照論文前言寫作時的邏輯順序整理，但不要逐字貼上。
- 可以預先用表格整理每一頁要講的一個重點。在製作PPT前先個別將重點貼上白片，再依照這些重點深入設計。
PPT準備時注意事項
- 標號的區隔：每個階層的標號樣式要有區別，不同頁的標號樣式也要統一。
- 圖的數量與複雜度：我們需要斟酌論文報告中圖片放的數量與複雜度。由於論文報告有時間限制，有時放太多圖會導致講者不經意就講了太細節，所以需要權衡其比重。
- 減少動畫的使用：動畫為輔助我們簡報的工具，但是使用太多容易讓台下眼花撩亂，也有可能拖長簡報時間。
- 前言部分是關鍵：我在準備論文的時候教授提醒我，通常評審或台下的聽眾在聽你的前幾頁簡報時，就能決定這會不會是個好的論文報告。所以如何把研究問題與目標說清楚，會變得非常重要。
- 用詞的統一：與論文寫作時一樣，用詞的統一才不會造成讀者閱讀時的困擾。例如：「IoT裝置」也可以稱之為「裝置」。但是有時或會在製作過程把兩個詞語混著用。
- 注意英文首字的大小寫：通常專有名詞才需要講首字大寫，常常我們會不經意的把一般詞彙也加上大寫。
- 用詞中性：與論文寫作時一樣，若是用詞很絕對，很容易被別人提出的反例給推翻。例如：…方法為最合適…的。
- 長句子要以一行的標題概括（講結果）：一般來說，標題在PPT中最好不要超過2行。標題下面可以用長句子作為輔助說明，但通常不會被注意XD。
相關範例如下：
口頭報告時注意事項
- 不要超時：通常論文報告時段，不只有你一個報告，超時會顯得對後面的作者不尊重。故要記得一句話：「寧可提早報完，也不要拖時間。」
- Outline不詳述：通常我們報告時會想要完整的報告每一頁，但是Outline那一頁其實不需要詳述，只需要快速秀過以節省報告時間。
- 針對高階層面描述：如何在短時間內讓台下的專家了解的研究問題，方法與貢獻才是10分鐘左右論文報告的重點。我觀察到很多人在報告的時候喜歡詳述實作細節，以顯得自己技術高深。然而，專家通常想聽的是更高階層面的問題，大多數的人對於細節的描述是較無感的。
- 準備每張投影片要說的三個關鍵字：這樣可以幫助自己在報告時更有邏輯，控制好時間。
- 反覆練習：練習時可以請朋友幫忙聽並計時，充足的準備可以增加報告時的自信心。
- 控制語速：我們常常在有限時的情況下，有因為緊張的關係，不知不覺語速越來越快，造成台下可能聽不清楚。可以試試看以下兩點，有效降低語速： 1. 預先想好講的點，並以口語化表達 2. 稍作停頓
- 預先想至少10個Q&A時會遇到的問題：這部分可以找老師同學幫忙，也有助於在Q&A答題時不至於不知所措。
- 學會用一句話解釋關鍵詞彙 (很重要！！！)：這也是我報告時常常被提醒的事情。聽眾或專家在聽你的發表的時候，可能對一個專業詞彙或方法不清楚。因此，可能在提問時，針對該詞彙請你做解釋 (例如問你什麼是「設計模式」、「區塊鏈」等等…)。常常在沒有完全準備的情況下，我們會沒有邏輯或冗長的回答，這種時候聽眾常常還是一頭霧水。因此，在論文報告前，針對論文用到的關鍵技術或詞彙，各個整理「一句話的解釋」是非常重要的，這也會相對的凸顯你對報告的專業程度與熟悉度。
其他注意事項
- 穿著：其實在論文發表場合穿著就像在商業場合，以正裝為主。如：襯衫。
結論
這篇文章主要分享我自己在準備論文報告時常遇到或是在參加研討會時同學常常沒有注意到的小細節，還有一些準備投影片的小技巧等等。
最重要的就是報告時平常心就好，不需要太擔心台下聽不懂或太無聊，若有聽不懂的地方，Q&A時台下會在舉手發問。報告時就當作是在跟同科系朋友解釋你的論文就可以了。
希望這篇論文提供的建議能幫助到準備要報告論文的人。如果喜歡的話，記得幫忙拍手，若對中文論文寫作小技巧有興趣，可以參考上集。